Dieser Punkt ist insbesondere relevant, wenn Sie internationale Rechnungen versenden oder Dokumente automatisiert verarbeitet oder gedruckt werden.

Für deutsche Inlandsrechnungen mit üblicher Adressdarstellung ist in der Regel keine Anpassung erforderlich.

Bitte beachten Sie dennoch:

• Kein Länderkürzel vor der Postleitzahl bei deutschen Adressen, also nicht „D-54441“.

Wenn Sie internationale Empfänger beliefern, bitten wir Sie, uns für jedes Empfängerland mindestens ein Beispiel Ihrer typischen Rechnungsadresse zur Verfügung zu stellen.
Wir prüfen die Struktur im Rahmen der Einrichtung für Sie und stellen Ihnen bei Bedarf weiterführende Informationen zu internationalen Adressanforderungen bereit.“

Bitte beachten Sie, dass der Dokumentendruck für Rechnungen und Gutschriften im inländischen B2B-Geschäft ab dem 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € entfällt.

Andere Geschäftsdokumente, wie z. B. Mahnungen, sind von dieser Regelung nicht betroffen und können weiterhin über das TRAFFIQX®-Netzwerk versendet werden.

Voraussetzungen für den Dokumentendruck

Für den Druckversand müssen die erforderlichen Freibereiche (z. B. für Frankierung und Barcodes) eingehalten werden.
Zudem sind alle verwendeten Schriftarten vollständig in das Dokument einzubetten.

Die genauen Vorgaben zu den Freibereichen entnehmen Sie bitte dem folgenden PDF:

Ihre Druckkonfiguration:

Bitte entscheiden Sie sich vorab, wie Ihre Dokumente gedruckt werden sollen und teilen Sie uns diese im Erstgespräch mit:

• Farbe oder Schwarz-Weiß
• Simplex oder Duplex
• Clusterung: Kundennummer oder Empfängeradresse

Sofern Ihr Briefpapier nicht bereits in Ihre Rechnungen integriert ist, senden Sie uns dieses bitte spätestens zum Tag der Einrichtung als PDF-Datei zu.

Nach Ihrer Beauftragung wurde für den angegebenen Ansprechpartner bereits ein Benutzeraccount im TRAFFIQX®-Portal eingerichtet.

Bitte setzen Sie – sofern noch nicht erfolgt – Ihr Passwort über den zugesendeten Aktivierungslink und prüfen Sie durch einen Login, ob der Zugang ordnungsgemäß funktioniert. Bitte klicken Sie auf Ihren TRAFFIQX Provider um zur Portaloberfläche zu gelangen:

b4

DATEV

Quadient

Ricoh

SGH

Bundesdruckerei

BeCloud

Login nicht möglich?
Sollte der Login nicht möglich sein, beispielsweise weil der Passwortlink abgelaufen ist oder das Passwort nicht mehr bekannt ist, nutzen Sie bitte die Funktion „Passwort vergessen“ auf der Login-Seite.
Dort können Sie ein neues Kennwort anfordern und anschließend festlegen.

Weitere Benutzer können Sie im Portal selbstständig anlegen.
Navigieren Sie hierzu im Menü „Firma“ in das Untermenü „Benutzer“ und klicken Sie auf das „+“-Symbol.

Benutzerberechtigungen vergeben

Bei der Neuanlage eines Benutzers werden lediglich Name, E-Mail-Adresse und Benutzerrolle benötigt.

Über die Funktion „Benutzer bearbeiten“ können individuelle Berechtigungen angepasst werden.
Die Benutzerrollen sind mit unterschiedlichen Funktionalitäten ausgestattet und können vom Administrator jederzeit geändert werden.

Die beiden am häufigsten verwendeten Benutzerrollen sind:

• Administrator
  Umfassende Benutzerberechtigung. Kann weitere Benutzer anlegen sowie Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten.
• Sachbearbeiter Ebene 3
  Kann Dokumente lesen, freigeben, halten, senden und löschen.
  Einstellungen, Geschäftspartner, Benutzer, Gruppen und Nachrichten können eingesehen, jedoch nicht verändert werden.

Benutzerhandbuch

Ausführliche Informationen zur Anlage und Konfiguration von Benutzern finden Sie im kontextsensitiven Online-Handbuch.

Dieses erreichen Sie über das „?“-Symbol in Ihrem Provider-Portal.

3.1.1 TRAFFIQX-Connector (empfohlen)

Was ist der TRAFFIQX® Connector ?
Der TRAFFIQX® Connector ist ein virtueller Drucker, mit dem Sie Geschäftsdokumente direkt aus Ihrem System sicher an das TRAFFIQX®-Portal übermitteln und erhaltene Dokumente herunterladen können.

Welche Vorteile hat diese Variante?

• Die Handhabung ist einfach und flexibel
• Geeignet für Einzelarbeitsplätze ebenso wie für komplexe Unternehmensumgebungen
• Unterstützt alle aktuell freigegebenen Microsoft Betriebssysteme
• Sichere, verschlüsselte Datenübertragung über SSL

TRAFFIQX®-Connector Installationsvoraussetzungen:

• Administratorberechtigung ist vorhanden
• Port 443 ist in der Firewall freigegeben (in der Regel der Fall)
• Aktuelles Microsoft Betriebssystem ist vorhanden

Installieren Sie den TRAFFIQX®-Connector und verbinden Sie diesen anschließend mit Ihrem Portalteilnehmer.
Eine detailierte Anleitung hierzu finden Sie hier: Installationsanleitung TRAFFIQX® Connector

Nach der Installation prüfen Sie bitte, ob eine aktive Verbindung zum Portal hergestellt werden konnte.

3.1.2 SFTP

Bei Nutzung von SFTP werden Dokumente aus einem fest definierten Verzeichnis automatisch an und aus dem TRAFFIQX®-Portal übertragen.

• OUT - Dokumentenupload
• IN - Dokumentenempfang
• ARCHIVE - Archivierte Dokumente

Wenn Sie SFTP nutzen möchten, teilen Sie dies bitte im Erstgespräch mit.
Im Anschluss wird für Sie ein kostenloser SFTP-Zugang eingerichtet und bereitgestellt.

3.1.3 E-Mail

Alternativ können Dokumente per E-Mail an das TRAFFIQX®-Portal übermittelt werden.
Falls ein Upload per E-Mail gewünscht ist, kann dies im Erstgespräch beauftragt werden.

Im Nachgang erhalten Sie eine E-Mail2Outbox-Adresse, über die Dokumente (PDF) aufgeliefert werden können.

Nach Auswahl der Schnittstelle sowie der Prüfung und ggf. Anpassung Ihrer Geschäftsdokumente stellen Sie diese bitte spätestens bis zum Tag der Einrichtung über die gewählte Schnittstelle im System Ihres TRAFFIQX Providers bereit.

Bitte übermitteln Sie eine möglichst repräsentative Auswahl an Testdokumenten, die alle im Tagesgeschäft vorkommenden Varianten abbildet. Nur so kann die Verarbeitung realistisch getestet und vorbereitet werden.

Besonders relevant sind:

• Rechnungen und Gutschriften
• Dokumente mit mehreren Steuersätzen
• Dokumente mit inländischen und internationalen Adressen
• Weitere typische Besonderheiten aus Ihrem Geschäftsalltag

Unsere Erfahrung zeigt, dass pro Dokumententyp in der Regel 20 bis 100 unterschiedliche Testbelege erforderlich sind, um eine stabile und praxisnahe Einrichtung sicherzustellen.

Zur Vereinfachung des täglichen Portalbetriebs stehen Ihnen im TRAFFIQX®-Portal verschiedene Automatisierungsregeln („Rules“) zur Verfügung.

Die folgenden Punkte werden im Erstgespräch gemeinsam besprochen und festgelegt:

Automatischer Dokumentenversand (Rule 2)
Zu welchem Zeitpunkt bzw. nach welchem Zeitplan sollen Dokumente automatisch versendet werden?

Statusbericht per E-Mail (Rule 7)

• An welche E-Mail-Adresse(n) soll der Statusbericht (Information über verarbeitete Dokumente) gesendet werden?
• In welchem Intervall soll der Versand erfolgen (z. B. täglich)?

Archivierung gesendeter Dokumente (Rule 25)
Wie sollen Ihre versendeten Originaldokumente in Ihr System rückarchiviert werden?

• über den TRAFFIQX Connector
• per SFTP
• oder durch manuellen Download

Im Rahmen Ihres Standardpakets können Sie eingehende Geschäftsdokumente über das TRAFFIQX®-Netzwerk oder über das PEPPOL-Netzwerk empfangen.

Zur Vernetzung mit anderen Netzwerkteilnehmern können Sie Ihre TRAFFIQX-ID oder Ihre PEPPOL-ID weitergeben, damit Dokumente eindeutig an Sie adressiert werden können.

Ihre TRAFFIQX-ID ist direkt im Portal einsehbar.

Die PEPPOL-ID wird Ihnen im Zuge der Einrichtung zur Verfügung gestellt.

Ist ein Empfang per E-Mail sowie die Erfassung von Geschäftsdokumenten als ZUGFeRD-Derivat gewünscht, sprechen Sie dies bitte im Rahmen des Erstgesprächs an.

Die Zustellung der Dokumente erfolgt anschließend über die von Ihnen gewählte Schnittstelle.
Alternativ können empfangene Dokumente auch an eine von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.