Elektronische Rechnungen an Behörden werden zur Pflicht: Das E-Rechnungsgesetz und die XRechnung im TRAFFIQX® Netzwerk

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 wird in nationales Recht umgesetzt - im allgemeinen Sprachgebrauch E-Rechnungsgesetz genannt. am 27. November 2018 tritt dieses Gesetz in Kraft. Dadurch werden Unternehmen ab dem 27.11.2020 verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder auch deren 100%ige Tochterunternehmen, Rechnungen elektronisch einzureichen. Mit der elektronischen Rechnung ist jedoch nicht einfach ein PDF anstelle der Papierrechnung gemeint, sondern ein elektronischer Datensatz nach genauen technischen Vorgaben, die sogenannte XRechnung. Der Übergang hin zur vollwertigen elektronischen Rechnungsübermittlung erfolgt nach heutigem Stand in drei Stufen. Unternehmen tun bereits jetzt gut daran, sich zu informieren.

Die Termine zur Umstellung auf elektronische Rechnungen an den Bund

• Bundesministerien und Verfassungsorgane machen den Anfang. Ab dem 27. November 2018 nehmen diese Stellen Rechnungen im XRechnung-Format an.
   
• Bundesbehörden folgen diesem Beispiel ein Jahr später. Ab dem 27. November 2019 werden z.B. auch Universitäten, Krankenhäuser, die Bundeswehr, Krankenversicherungen, die Polizei, Finanzämter und Arbeitsagenturen auf einen elektronischen Rechnungseingang per XRechnung umstellen
   
• Alle Rechnungsteller sind ab dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, oberschwellige Rechnungen (d.h. ab 1.000,- EURO Rechnungswert) an Behörden elektronisch einzureichen.

Die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung müssen sich folglich mit diesem Thema beschäftigen. Dies betrifft nicht nur einzelne spezialisierte Unternehmen, sondern vom Handwerksbetrieb über Reinigungsdienste, Dienstleister jeglicher Art bis hin zum Catering-Unternemen oder den Bäcker – also jedes Unternehmen, welches mehr oder weniger regelmäßig Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber stellt. Nahezu jedes Unternehmen muss sich also um eine passenden Lösung bemühen. Das durch unterschiedliche Kanäle stark propagierte ZUGFeRD-Format erfüllt den XRechnung-Standard im Übrigen nicht.

Der Bund hat nun die Aufgabe, die entsprechende technische Infrastruktur und damit verbundene organisatorischen Regularien bereitzustellen. Dies wird mit einer zentralen elektronischen Plattform für die Entgegennahme der elektronischen Rechnung umgesetzt. Die Bundesregierung hat mit einer einschlägigen Verordnung am 06.09.2017 den Weg dazu freigemacht. Die Investition lohnt sich für alle Beteiligten – neben dem Wegfall von Portokosten sowie Produktions- und Verbrauchskosten beim Rechnungssteller fallen auf Behördenseite auch erhebliche Kosten für die Rechnungseingangsverarbeitung weg. Prozesse können optimiert werden und auch die Umwelt wird durch eine deutliche Reduzierung des CO2-Ausstoßes von bis zu 50% entlastet. Faktisch steht einem elektronischen Verfahren zum Rechnungsaustausch auch eine effizientere Bearbeitung und mehr Transparenz gegenüber.

Alle Provider im TRAFFIQX® Netzwerk werden zum jeweiligen Stichtag ihren Kunden auch die XRechnung anbieten können. Bereits jetzt läuft unter Federführung des VeR (Verband elektronische Rechnung Deutschland) ein Planspiel mit dem sowohl Unternehmen als auch Behörden den Umgang mit der XRechnung und elektronischen Dokumenten unter realen Bedingungen testen können.

Wie können Unternehmen eine XRechnung am einfachsten erstellen und versenden?

Ein Teilnehmer im TRAFFIQX® Netzwerk wird, wie bisher auch, seinen Rechnungslauf wie gewohnt aus seiner gewohnten EDV anstoßen können und jeder Empfänger erhält das von ihm benötigte Rechnungsformat und über den jeweils bevorzugten Weg – ohne dass der Versender sich darum weiter kümmern muss. Behörden erhalten dann automatisch die geforderte XRechnung.

Ist Deutschland der Vorreiter für elektronische Rechnungen an seine Behörden?

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU ist verpflichtend für alle EU-Mitgliedsstaaten. Nichts desto trotz haben einige europäische Nachbarländer bereits vor geraumer Zeit damit begonnen, eine elektronische Rechnungstellung an die jeweiligen öffentlichen Stellen verpflichtend vorzuschreiben. In Italien ist dies unter Fattura PA bekannt. Spanien kennt e-Fatura und Österreich ebInterface. Skandinavische Länder wie z.B. Dänemark und Schweden sind schon verhältnismäßig lange mit E-Invoicing vertraut. Und global betrachtet ist eine elektronische Rechnungstellung an staatliche Einrichtungen ebenfalls kein Novum.

Europäische Länder, die bereits elektronische Rechnungen eingeführt haben, müssen ggf. von der EU-Richtlinie abweichende Verfahren anpassen. Danach steht in allen EU-Mitgliedsstaaten eine einheitliche Verfahrensweise zur Verfügung. Insofern ist Deutschland nicht der Vorreiter aber profitiert durch Erfahrungswerte seiner unmittelbaren Nachbarländer.