Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftswelt schreiten auch die Bemühungen zur Vereinheitlichung und Automatisierung von Rechnungsprozessen voran. Besonders in Belgien, Frankreich und Spanien gab es in den letzten Wochen bedeutende Entwicklungen hinsichtlich der Einführung oder Anpassung verpflichtender E-Rechnungsformate. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den aktuellen Stand in diesen drei Ländern.

Belgien macht E-Rechnung über Peppol ab 2026 zur Pflicht für Unternehmen

Belgien plant ab dem 1. Januar 2026 die verpflichtende Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen für nahezu alle B2B-Transaktionen. Diese werden bevorzugt im Peppol-BIS-Format über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht. Unternehmen, die weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden, werden damit nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Regelung betrifft alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, einschließlich lokaler Tochtergesellschaften ausländischer Firmen. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf diese Umstellung vorbereiten und ihre Systeme entsprechend anpassen.

Frankreich legt neuen Zeitplan für E-Rechnungspflicht vor

Frankreich hat seine Pläne zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnungsstellung angepasst und die Fristen neu festgelegt. 

Hinweis: Der Vorschlag, der im April 2025 bereits den französischen Senat passiert hatte und eine Verschiebung um ein Jahr vorsah, wurde mittlerweile wieder zurückgenommen. Es bleibt also beim ursprünglichen Plan. Mehr dazu im Update weiter unten.

Gemäß dem Haushaltsgesetz 2024 gelten also aktuell folgende Stichtage:

• Ab dem 1. September 2026: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Ab dem 1. September 2026: Große Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.
• Ab dem 1. September 2027: Diese Verpflichtung gilt dann auch für kleine und mittlere Unternehmen.

Durch diese schrittweise Einführung soll Unternehmen ausreichend Zeit gegeben werden, ihre Systeme auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und sicherzustellen, dass ihre Prozesse mit den gesetzlichen Vorgaben kompatibel sind.

Spanien bringt E-Rechnung-Gesetz weiter voran - doch der Starttermin in 2026 "wackelt"

Spanien arbeitet intensiv an der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen des Gesetzes "Crea y Crece". Die Umsetzung ist in zwei Phasen geplant:

• Phase 1: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro müssen innerhalb von 12 Monaten nach Verabschiedung der entsprechenden Verordnung ihre Systeme auf elektronische Rechnungen umstellen.
• Phase 2: Für alle anderen Unternehmen beträgt die Frist 24 Monate nach Verabschiedung der Verordnung.

Diese Fristen beginnen erst mit der offiziellen Veröffentlichung der technischen Spezifikationen zu laufen. Da diese Spezifikationen noch nicht veröffentlicht wurden, ist der ursprünglich für 2026 geplante Starttermin unsicher. Unternehmen sollten dennoch proaktiv ihre Systeme und Prozesse überprüfen, um bei Inkrafttreten der Verordnung vorbereitet zu sein.

Zusätzlich hat Spanien mit dem Königlichen Erlass 1007/2023 Anforderungen an Rechnungsstellungssysteme eingeführt, um die Standardisierung und Integrität von Rechnungsdaten sicherzustellen. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Unternehmen sollten daher nicht nur die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Blick haben, sondern auch sicherstellen, dass ihre Systeme den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was heißt das für Sie?

Die Entwicklungen in Belgien, Frankreich und Spanien zeigen, dass sich die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Europa weiter beschleunigt. Während Belgien mit einem klaren Zeitplan vorangeht, verschiebt Frankreich den Startzeitpunkt und Spanien kämpft mit der Veröffentlichung technischer Spezifikationen. Unternehmen, die international tätig sind, sollten diese Entwicklungen genau im Blick behalten und ihre Systeme frühzeitig anpassen.

Updates

Strategiewechsel in Frankreich

E-Rechnungspflicht kommt (erst) im September 2026 - ohne öffentlichen Portal, aber mit stärkerer Rolle der E-Invoicing-Provider

Nach intensiven Diskussionen und Forderungen nach einer erneuten Verschiebung hat das französische Parlament nun bestätigt, dass die verpflichtende Einführung für B2B-eInvoicing und B2C-eReporting wie geplant im September 2026 starten wird. Ein entsprechender Antrag auf Aufschub wurde abgelehnt. Damit setzt Frankreich ein klares Zeichen für die digitale Transformation des Rechnungswesens und der Steuerprozesse.

Für Unternehmen bedeutet das: Ab dem 1. September 2026 sind große und mittlere Betriebe verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu versenden und die darin enthaltenen Transaktionsdaten über digitale Meldewege an die Finanzverwaltung weiterzugeben. Kleinunternehmen folgen voraussichtlich ein Jahr später, also ab September 2027, mit einer optionalen Verlängerung der Übergangsphase bis Ende 2027.

Öffentliches E-Rechnungs-Portal kommt doch nicht

Besonders bemerkenswert ist, dass Frankreich vom ursprünglich geplanten Modell eines kostenfreien öffentlichen Portals abweicht. Stattdessen wird der gesamte digitale Rechnungsverkehr über zertifizierte private Plattformen – sogenannte PDPs (Plateformes de dématérialisation partenaires) – abgewickelt. Aktuell sind knapp 90 Anbieter (natürlich auch aus dem TRAFFIQX Netzwerk) registriert, die bis Ende 2025 strenge Interoperabilitätstests absolvieren müssen.

Diese Plattformen übernehmen nach dem Willen der Regierung in Frankreich künftig auch die Konvertierung strukturierter Rechnungsformate wie UBL, CII oder Factur-X und leiten die entsprechenden Daten an die Finanzverwaltung weiter.

Die Nutzung strukturierter Formate wird verpflichtend, wobei während der Einführungsphase bis 2027 auch noch PDF-basierte Rechnungen akzeptiert werden – vorausgesetzt, sie werden durch die PDP automatisiert verarbeitet und den geltenden Standards angepasst.

Anders als in Deutschland wird ein Nicht-Mitmachen in Frankreich übrigens tatsächlich bestraft: Bei Verstößen gegen die Meldepflicht drohen Sanktionen von bis zu 15 Euro pro nicht korrekt eingereichter Rechnung - und das bis zu maximal 15.000 Euro pro Jahr.

Spanien verschiebt Einführung der „verifizierten Rechnungsstellung“ (VERI*FACTU) auf 2026

Auch in Spanien wurden die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung erneut angepasst. Die Einführung des neuen Systems zur digital verifizierten Rechnungsstellung – bekannt unter dem Namen VERI*FACTU – wird nun gestaffelt ab 2026 verpflichtend:

• Ab dem 1. Januar 2026 gilt die Pflicht für Unternehmen, die der Körperschaftsteuer unterliegen (in der Regel Kapitalgesellschaften).
• Ab dem 1. Juli 2026 folgen alle weiteren steuerpflichtigen Personen, darunter Selbstständige und kleinere Betriebe.

Zentrale Komponente des neuen Systems ist die sogenannte SIF-Verordnung (Sistema Informático de Facturación), die die technischen Anforderungen an Rechnungssoftware und ERP-Systeme regelt. Jede Rechnung muss künftig mit einem eindeutigen digitalen Hash, einem Zeitstempel sowie einem QR-Code versehen sein, der eine Überprüfung durch den Kunden ermöglicht. Zudem müssen alle Rechnungsdaten in einem definierten Format digital archiviert und auf Anforderung an die Steuerbehörden übermittelt werden. Eine direkte Meldung an die AEAT (Agencia Tributaria) bleibt optional, aber möglich.

Unternehmen, die bereits am spanischen System des Sofortmeldens von Umsatzsteuerdaten (SII – Suministro Inmediato de Información) teilnehmen, sind von der neuen Verpflichtung zur VERI*FACTU-Nutzung ausgenommen. Der Gesetzgeber begründet dies damit, dass das SII-System bereits die geforderten Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Transparenz erfüllt.

Die spanische Finanzverwaltung hat darüber hinaus angekündigt, eine kostenfreie, freiwillige E-Invoicing-Plattform zur Verfügung zu stellen, die Unternehmen bei der Einhaltung der neuen Vorschriften unterstützen soll. Diese Plattform wird voraussichtlich noch vor dem offiziellen Start der VERI*FACTU-Pflicht zugänglich gemacht.