Polen treibt die Digitalisierung der Rechnungsprozesse konsequent voran. Mit dem „Krajowy System e-Faktur“ (KSeF) steht ein nationales E-Invoicing-System bereit, das nun verbindlich eingeführt wird. Im April 2025 veröffentlichte das polnische Finanzministerium einen aktualisierten Zeitplan mit zahlreichen Anpassungen, die sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte betreffen. Damit erhalten Unternehmen und Softwareanbieter frühzeitig Planungssicherheit.
Die Einführung erfolgt – wie bereits angekündigt – gestaffelt, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Zur Festlegung, welche Unternehmen wann in die Pflicht fallen, wird nun der Umsatz des Jahres 2024 herangezogen. Das schafft zusätzliche Vorlaufzeit für die Betroffenen.
Konkret gilt im Thema elektronische Rechnung:
- Ab 1. Februar 2026: Pflicht für Unternehmen mit einem Bruttoumsatz von mehr als 200 Millionen Zloty im Jahr 2024.
- Ab 1. April 2026: Pflicht für alle übrigen Unternehmen.
Diese Staffelung ermöglicht eine faire und realistische Umsetzung, insbesondere für kleinere Marktteilnehmer, die mehr Zeit für die technische Integration benötigen.
Einheitlicher Stichtag für Zusatzpflichten
Neben dem zentralen Rechnungsdatenaustausch über KSeF hat das Finanzministerium weitere begleitende Verpflichtungen vorgesehen. Ursprünglich war deren Einführung auf mehrere Termine verteilt – nun wurde ein einheitlicher Stichtag festgelegt: der 31. Dezember 2026. Ab diesem Datum gelten folgende Vorgaben:
Pflicht zur Angabe der KSeF-Nummer bei Überweisungen.
- Integration von Kassenzetteln mit NIP-Angabe als elektronische Rechnungen.
- Pflicht zur Einbindung von Kleinbetragsrechnungen ins System.
- Einführung von Bußgeldern bei Nichtverwendung von KSeF.
- Dieser gebündelte Termin reduziert Komplexität und macht die Umstellung für alle Beteiligten berechenbarer.
Offline-Modus: KSeF wird ausfallsicher
Ein zentrales Anliegen der Wirtschaft wurde ebenfalls aufgenommen: Die Einführung eines neuen „Offline 24“-Modus. Unternehmen können damit bei technischen Störungen oder fehlender Internetverbindung elektronische Rechnungen temporär außerhalb des Systems erstellen – mit QR-Code und Zeitstempel – und sie innerhalb eines Werktages nachträglich ins KSeF einspeisen. Dieses Verfahren ist insbesondere für stationäre Verkäufe, ausländische Geschäftspartner ohne polnische Steuernummer oder Notfallsituationen gedacht. Es erhöht die Ausfallsicherheit und gibt Unternehmen zusätzliche Flexibilität bei der Abwicklung.
Technische Vorbereitung ab Mitte 2025
Das Ministerium stellt bereits frühzeitig die technischen Voraussetzungen zur Verfügung, um einen reibungslosen Umstieg zu gewährleisten:
- Juni 2025: Veröffentlichung der finalen API-Dokumentation für KSeF 2.0.
- September 2025: Öffnung der Testumgebung für Softwareanbieter.
- November 2025: Bereitstellung der Testversion der offiziellen App („Aplikacja Podatnika“).
- 1. Februar 2026: Produktivstart für Phase 1.
Zudem können Unternehmen ab November 2025 ihre Zertifikate zur rechtssicheren Signierung vorbereiten – eine wichtige Maßnahme für kontinuierliche und gesicherte Rechnungsprozesse.
Mehr Funktionalität: Anhänge und QR-Codes
Eine weitere technische Verbesserung betrifft komplexe Rechnungsarten wie Medien- oder Telekommunikationsabrechnungen: Ab 2026 können strukturierte Anhänge direkt mit der Rechnung im KSeF eingereicht werden. Auch Sammelrechnungen, bei denen Einzelpositionen separat ausgewiesen werden müssen, lassen sich so abbilden. Ein deklarierter Anhang wird künftig über das polnische E-Bürgerportal angemeldet.
Parallel dazu wird der QR-Code vereinheitlicht: Künftig enthalten Online- und Offline-Rechnungen dieselben strukturierten Elemente. Dadurch lassen sich Rechnungen besser verifizieren und einfacher mit den Originaldaten im System abgleichen – insbesondere bei Prüfung durch Kunden oder Behörden.
